Un’unica vista degli incassi
Carta, bonifico, POS e contanti devono essere registrati con metodo, data, importo e riferimento. La segreteria deve capire cosa è pagato, parzialmente pagato o ancora da riconciliare.
L’uso di identificativi univoci riduce associazioni manuali e duplicati.
Acconti e rate
Acconti, piani rateali e pacchetti prepagati richiedono regole esplicite su residuo e utilizzo. Ogni movimento deve poter essere ricostruito senza modificare retroattivamente il totale originario.
Le scadenze possono generare promemoria, ma il team deve poter sospendere o correggere l’automazione.
Sicurezza del pagamento
Il gestionale non dovrebbe trattare direttamente dati completi della carta quando può delegare il pagamento a un provider specializzato. Token e pagine ospitate riducono l’esposizione tecnica.
Permessi e audit aiutano a separare chi può vedere incassi, emettere rimborsi o modificare associazioni.
Dal pagamento alla fattura
L’incasso può suggerire la produzione del documento fiscale corretto, ma devono restare controlli su intestazione, natura della prestazione e modalità previste dallo studio.
La riconciliazione è completa quando pagamento e documento condividono lo stesso stato e le anomalie restano visibili.
FAQ
Il gestionale deve salvare i dati della carta?
In genere è preferibile usare token e pagine del provider, evitando di trattare direttamente i dati completi della carta.
Come si gestiscono gli acconti?
Collegandoli al piano o al preventivo, mantenendo importo, data, metodo e residuo senza perdere lo storico.