Acquisizione guidata
Indicazioni su fronte, retro, luce e inquadratura riducono errori prima ancora dell’analisi. Il sistema dovrebbe segnalare immagini sfocate o incomplete.
Caricare solo ciò che serve limita dati superflui e semplifica il controllo.
Campi proposti, non imposti
Nome, codice fiscale, data e indirizzo possono essere precompilati, ma l’utente deve confrontarli con il documento. Evidenziare i campi a bassa confidenza aiuta a concentrare la verifica.
Il dato viene salvato solo dopo conferma, evitando che una lettura errata alimenti fatture o invii.
Documento e metadati
L’immagine originale, il testo estratto e il dato confermato hanno funzioni diverse. Il gestionale deve definire cosa conserva, per quanto e con quali accessi.
Versione e provenienza del dato rendono più semplice correggere anomalie future.
Privacy by design
Il trattamento deve essere proporzionato allo scopo. Mascheramento, cancellazione selettiva e accesso per ruolo riducono l’esposizione.
Quando intervengono fornitori esterni, ruoli, trasferimenti e misure devono essere documentati nelle informative e negli accordi pertinenti.
FAQ
L’OCR può compilare automaticamente l’anagrafica?
Può proporre i campi, ma è opportuno richiedere una verifica prima del salvataggio e dell’uso operativo.
Bisogna conservare sempre l’immagine del documento?
Dipende dalla finalità e dalla base giuridica; va applicata la minimizzazione e definito un tempo di conservazione coerente.